Datenschutzordnung im TuS Roland Brey e.V.
Präambel
Der TuS Roland Brey e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern so-wohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Da-ten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergelei-tet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Ver-bände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezoge-ne Daten in Aushängen, ggf. in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergeb-nisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltun-gen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abge-bildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname und Funktion veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Führung / Verwaltung / Reprä-sentanz zugeordnet.
Der Ressortleiter Führung/Verwaltung/Repräsentanz stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlan-gen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) inso-fern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Um-fang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datenspar-samkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nut-zung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung sat-zungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitglie-derversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vor-stand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
Die Geschäftsstelle ist zu erreichen unter: tusroland.brey@gmx.de
1. Des Weiteren hat der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account eingerichtet, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist. 2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständi-gen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstandes, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel nicht mehr als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein z. Zt. keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält eine vereinseigene Homepage: www.tus-brey.de. Die Einrichtung von Auftritten im Internet obliegt dem Leiter Führung/ Verwaltung/Repräsentanz. Änderungen dürfen ausschließlich durch diesen und vom Admi-nistrator vorgenommen werden.
2. Der Leiter Führung/Verwaltung/Repräsentanz ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Leiters Führung/Verwaltung/Repräsentanz. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen ge-genüber der Leiter Führung / Verwaltung /Repräsentanz weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Lei-ters Führung/ Verwaltung/Repräsentanz kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vor-stands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweili-gen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können mit Sanktionen geahndet werden. Hierüber ent-scheidet der Vorstand.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 09. Januar 2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
Der Vorstand Thomas Klotz Claudia Rüdell Charlotte Eich Peter Klas (Leiter Führung/ (Leiterin Finanzen) (Leiterin Sportbetrieb) (Leiter Immobilien Verwaltung/ und Sportstätten Repräsentanz)